12. Equipo y Material Necesarios
Planifique con suficiente anticipación la obtención de materiales, equipo y suministros que utilizará para el evento. Su propia lista de materiales necesarios representará las actividades concretas planificadas para su evento. He aquí algunas sugerencias:
- Área de recepción: decoraciones para dar la bienvenida, mesas, sillas, etiquetas con los nombres de los participantes, marcadores y paquetes/bolsas de información para los invitados.
- Sesión de apertura: sillas y podio para invitados importantes, micrófonos y carteles de
colores ilustrando los temas del evento.
- Talleres de juegos/exposiciones: mesas, sillas, manteles, decoraciones y carteles para las
cabinas de exposición, exposiciones de mesa con artículos y literatura referentes a la seguridad del bebé, iluminación, decoraciones, monitor de televisión/videograbadora,
marcadores de colores y el material necesario para los juegos.
13. Refrigerios
¡Ninguna fiesta es completa sin comida! Bien sirva bocadillos o un almuerzo completo, conviértalo en la parte divertida y amistosa del evento. El decidir que refrigerios servir, dependerá de la hora del día en que tendrá lugar el almuerzo, los recursos con los que cuente y la generosidad de sus patrocinadores. He aquí algunos elementos básicos:
- Mesa/centro de refrigerios: Asegúrese de tener amplio espacio para preparar y servir los
alimentos y un lugar para sentar a sus invitados. También puede necesitar un refrigerador para guardar los alimentos; una cafetera o una cocina para los alimentos calientes; bolsas de plástico para basura/cubos de limpieza; mesas, manteles, servilletas, platos, vasos, utensilios, bandejas, vajillas de servir y hielo.
- Bocadillos saludables: El ofrecer fruta o jugos reforzaría los buenos mensajes de nutrición.
- Almuerzos preparados: Consiga que un supermercado local contribuya con los refrigerios tales como bocadillos, refrescos y fruta.
- Decoraciones: Las decoraciones relacionadas con el bebé animarán el evento.
14. Exposiciones
Si su fiesta incluye exposiciones que presentan información sobre salud y seguridad o productos y servicios relacionados con el bebé, asegúrese de que su instalación pueda alojarlas. Proporcione a cada expositor la siguiente información sobre el evento:
- Horas de montaje y desmontaje de la exposición.
- Dimensiones del espacio disponible.
- Dimensiones permisibles de las mesas (ya sea que las proporcione la instalación o el expositor)
- Dimensiones permisible del telón de fondo (ya sea que lo proporcione la instalación o el expositor) y si pueden colgarse artículos de él.
- El número de artículos (literatura, muestras, etc.) que necesitarán llevar al evento, tomando como base el número de participantes previstos.
15. Regalos y Premios
A todo el mundo le gusta recibir regalos y los participantes de su evento no serán una excepción.
Los supermercados, farmacias, tiendas de artículos para bebés o tiendas de artículos especiales son lugares excelentes para solicitar la contribución de regalos y premios. Recuerde que sus invitados son clientes potenciales — y los comerciantes están siempre buscando formas de establecer una buena reputación en la comunidad.
Trate de obtener donaciones de artículos relacionados con la seguridad del bebé, tales como cerraduras para armarios, cajones, cómodas; o enchufes de seguridad de las tomas de electricidad. Incluya también productos que cada padre o madre pueda utilizar: artículos para el baño del bebé, pañales desechables, alimentos de bebé, juguetes y vestimenta de bebé. Las madres, por ejemplo, también pueden apreciar regalos especiales para ellas — tales como certificados de regalo para un salón de belleza o artículos donados por tiendas locales.
Tenga suficientes regalos para que cada participante pueda llevarse algo a casa. Una bolsa de “regalos” llena de muestras de productos, cupones de descuento, certificados de regalo — y literatura sobre seguridad — deleitará a todos sus invitados.
Guarde sus mejores y mayores premios para una rifa o premio especial. ¡Clausure su evento con un final emocionante!
16. Programa del Día
Independientemente si el evento es de dos horas o de todo un día, prepare un programa realista para el día del evento. Con suficiente anticipación, planeé con la gerencia del edificio la reservación del salón, las mesas, sillas, divisiones de ambiente, cocina y otras instalaciones o equipo para el evento. Asegúrese de reservar suficiente tiempo, antes y después del evento, para la organización y limpieza de la instalación.
Arreglo del Salón (1 hora - 1 hora y media)
Asegúrese de que los voluntarios ayuden a arreglar el salón donde se llevarán a cabo las actividades. Al arreglar, considere el flujo de circulación de personas alrededor de las entradas al salón, los talleres de juego, las exposiciones, las mesas de refrigerios y el área de atención de niños. Entre los preparativos del salón pueden figurar los siguientes puntos:
- Mesa de registro. Tenga sillas para los voluntarios que ayuden con el registro de los participantes. Tenga lapiceros y papel para que los invitados firmen al entrar y puedan poner sus nombres en una etiqueta. Guarde ahí las bolsas de "regalos" que contengan premios, productos y otros materiales.
- Mesa de refrigerios. Utilice decoraciones sencillas para la mesa que reflejen el tema del evento.
- Talleres de juego. Asegúrese de que haya suficientes sillas, mesas y materiales para cada área de juegos.
- Cabinas de exposición. Asegúrese de que haya suficiente espacio para cada cabina.
- Letreros. Si es necesario, coloque letreros que indiquen los nombres de los talleres de juego, exposiciones, teléfonos y baños.
- Equipo audiovisual. Si lo utiliza, asegúrese de que todo el equipo funcione bien antes del día del evento. Proporcione cables de extensión y cinta eléctrica. Pegue los cables sueltos al suelo para evitar que la gente se tropiece con ellos.
Actividades de Registro y Bienvenida (1/2 hora)
Registre a cada invitado, entréguele una etiqueta con su nombre y proporciónele los materiales sobre la programación del día. Considere incluir refrigerios y entretenimiento a manera de que la gente se sienta en un ambiente acogedor que facilite la conversación.
Sesión de Apertura (15 minutos)
El organizador principal da la bienvenida a los invitados, establece el tema y repasa el programa. Considere pedir a uno de los padres presentes que cuente un relato de interés humano sobre la importancia de la seguridad del niño en el hogar.
Talleres de Juego (1 hora)
Al comienzo del evento, a cada invitado se le asigna un taller de juego que se enfoque, ya sea en un solo tema o en los aspectos de seguridad de un área del hogar en específico. Durante el transcurso de esta hora dedicada a los talleres de juego, los invitados pueden rotar de un taller a otro. 0, si su grupo de invitados no es tan numeroso, todos los juegos se pueden jugar con todos los participantes.
Sesión de Clausura (15 minutos)
El organizador principal resume los mensajes de seguridad de todos de los talleres de juego, alienta a los invitados a utilizar los productos y materiales que recibieron y agradece a todos los patrocinadores y organizaciones que contribuyeron al evento.
Otras Opciones
Comida (1/2 hora - 1 hora)
Si el tiempo y los recursos lo permiten, sirva una comida, como un almuerzo. Esto permite un intercambio adicional de información con sus invitados.
Exposiciones (1/2 hora - 1 hora)
Programe tiempo suficiente para que sus invitados visiten las exposiciones para poder recibir información adicional sobre salud y seguridad. Esto puede hacerse durante la hora del almuerzo o después de la sesión de clausura del programa.
Finalmente
Limpieza (1 hora)
Después de que se marchen sus invitados, ¡recuerde dejar las instalaciones limpias! Coordine con la gerencia del edificio la obtención de servicios de limpieza o, con anticipación, pida a sus voluntarios que le ayuden y asígneles labores de limpieza. Una simple lista para asegurarse que hizo todo lo que tenía que hacer podría incluir responsabilidades tales como: empacar los materiales no utilizados en los talleres, barrer el salón, limpiar la cocina, retirar la basura, etc. Asegúrese de dejar el lugar en condición limpia.